Rechnungen und Belege ablegen

Der Bot findet Rechnungen und Belege im Postfach, benennt sie einheitlich und legt sie geordnet nach Monat ab. Die Unterlagen für die Steuer sind dann schon vorsortiert.

Typische Dienste

So läuft es ab

  1. Postfach und einen Ablageordner verbinden, etwa Google Drive.
  2. Namensschema festlegen, zum Beispiel „2026-10_Firma_Betrag.pdf“.
  3. Einmal pro Woche neue Belege ablegen und eine Liste fehlender Rechnungen bekommen.

Start-Prompt

Kopiere den Prompt in deinen Grok-Bot und ersetze die Angaben in eckigen Klammern.

Suche jeden Freitag in meinem Postfach nach neuen Rechnungen und Belegen der Woche. Speichere die PDFs in meinem Ordner [Ordner] im Unterordner des Monats und benenne sie als JJJJ-MM-TT_Absender_Betrag. Schick mir danach eine Liste mit allen abgelegten Belegen und weise auf Mails hin, in denen eine Rechnung erwähnt, aber nicht angehängt ist.

Darauf solltest du achten

Der Bot sollte Belege nur ablegen, nicht löschen, und keine Zahlungen auslösen. Mehr zur Sicherheit

Passende Bots

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